Tu copia de seguridad no sirve hasta que la restauras

La conversación se repite con una exactitud incómoda:

—¿Tienen copias de seguridad? —Sí, claro, se hacen todas las noches. —¿Y han restaurado alguna vez una? —…

Hacer copias es la parte fácil y la que hace casi todo el mundo. La que decide si pierdes el negocio o pierdes una mañana es la otra: que la copia se pueda restaurar y contenga lo que crees.

Las cuatro formas en que una copia falla

Se dejó de hacer y nadie se enteró. Cambió una contraseña, se llenó el disco, alguien movió una carpeta. El proceso lleva ocho meses fallando en silencio, porque nadie mira el registro cuando todo va bien.

Se hace, pero no incluye lo importante. Se copia la carpeta de documentos y no la base de datos. O se copian los archivos del sistema y no las facturas. Esto se descubre al restaurar, nunca antes.

Está en el mismo sitio que el original. Una copia en otra carpeta del mismo servidor sobrevive a un borrado accidental, y a nada más. No sobrevive a un robo, a un incendio, a una subida de tensión ni a un cifrado malicioso, que alcanza todo lo que esté conectado.

Está, pero nadie sabe restaurarla. La persona que montó el sistema ya no está, y no dejó escrito el procedimiento. La copia existe y es inservible a efectos prácticos.

La comprobación que lo resuelve

Es más simple de lo que parece y se hace en una tarde:

1. Elige un día cualquiera del mes pasado. No el de ayer: uno antiguo, para comprobar también cuánto tiempo hacia atrás llegas de verdad.
2. Restaura esa copia en un sitio aparte. Otro equipo, otra carpeta, una máquina de prueba. Nunca encima del sistema que funciona.
3. Abre lo restaurado y busca algo concreto. Una factura de ese día. Un cliente que sepas que existía. Un archivo que recuerdes.
4. Mira el reloj. Cuánto has tardado desde que empezaste hasta tener el dato delante. Ese número es tu tiempo real de recuperación, y probablemente sea mayor de lo que imaginabas.
5. Escríbelo. Qué pasos diste, en qué orden, qué contraseñas hicieron falta. Ese documento vale tanto como la copia.

Si los cinco pasos salen bien, tienes copias de seguridad. Si falla alguno, tienes archivos que se copian por la noche, que no es lo mismo.

Dos preguntas que conviene responder antes

¿Cuánto trabajo puedes permitirte perder? Si copias una vez al día, puedes perder hasta un día de trabajo. Para una gestoría en cierre de mes eso puede ser inasumible; para otros negocios, irrelevante. La respuesta decide cada cuánto hay que copiar.

¿Cuánto puedes estar parado? No es lo mismo un taller que puede trabajar en papel dos días que un sistema de facturación que si cae, para la caja.

De esas dos respuestas sale todo lo demás. Sin ellas, cualquier esquema de copias es una decisión tomada al azar.

Una regla que sigue siendo útil

Tres copias de los datos, en dos soportes distintos, y una fuera del local.

No hace falta montar nada sofisticado para cumplirla: el sistema en el servidor, una copia en un disco externo que alguien se lleva, y una tercera fuera. Lo importante no es la herramienta, es que si desaparece el local, los datos no desaparecen con él.

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Si quieres que revisemos cómo están las copias de tu empresa —y sobre todo, que probemos una restauración de verdad— escríbenos. Es de las cosas que más tranquilidad dan por lo poco que cuestan.